Bei der Einarbeitung von Mitarbeiter:innen wird häufig von Onboarding gesprochen. Aber was bedeutet das genau und wie läuft ein Onbaording strukturiert ab? Darüber sprechen Simon Mohr und Luise Seelig bei #digitalrenovieren.
Was bedeutet Onboarding von Mitarbeitenden im Gastgewerbe?
Simon Mohr, Co-Founder und CEO von E2N, vergleicht Onboarding im Personalbereich mit dem Boarding vor einer Flugreise: „Es ist wie beim Reisen auch die ganze Vorbereitung, bevor das Flugzeug startet.“ Wie bei einem Flug wird bei der Mitarbeiter-Integration vorab sichergestellt, wohin die Reise denn gehen soll. Sind alle dabei, ist auch das gesamte Gepäck an Bord? Kofferaufgabe, Sicherheits- und Ticketkontrolle und alles, was vor dem Boarding passiert, stehen für alle Informationen, die neue Mitarbeitende vor Beginn der Tätigkeit benötigen. Mit diesem „Informations-Gepäck“ fangen sie dann gut vorbereitet ihren neuen Job in Hotellerie oder Gastronomie an. Onboarding heißt, die neuen Kolleg:innen bestmöglich zu unterrichten, wie der eigene Betrieb läuft. Und dass die Neuen auch alles an Material bekommen, was sie für ihre Aufgaben brauchen. Sie sollten folgende Fragen beantworten: Wie bringe ich die neuen Mitarbeiter:innen dazu, alles zu wissen, um bei mir im Betrieb erfolgreich zu starten? Wie integriere ich sie in mein bestehendes Team?
Wie funktioniert Onboarding?
Damit die Einarbeitung Ihrer neuen Mitarbeitenden klappt, sollten Sie diese drei Punkte berücksichtigen:
- Etablieren Sie einen systematischen, strukturierten Prozess
Neu in Ihren Betrieb kommendes Personal erhält in den ersten Tagen, Wochen oder auch Monaten strukturierte Anleitung, wie Ihr Betrieb läuft. Was gibt es zu beachten, was wird vom neuen Personal erwartet? Ähnlich wie es bei der Berufsausbildung einen Ausbildungsplan gibt, sollte ein Einarbeitungs-, das heißt Onboarding-Plan existieren. Der Prozess wird laufend überprüft, angepasst und weiterentwickelt.
- Sorgen Sie für eine übersichtliche Dokumentation
In Form eines klassischen Buchs oder auch digitalisiert sollten alle Unternehmens-Prozesse leicht verständlich aufgeführt sein. Welche Aufgabengebiete gibt es? Was sind die To-dos? Wie soll auf bestimmtes Verhalten des Gastes reagiert werden? Die neuen Mitarbeiter:innen finden hier alles, was für den reibungslosen Ablauf des gastronomischen Betriebs wichtig ist. Oder wie es Luise Seelig auf den Punkt bringt: „Wenn das passiert, also wenn A passiert, dann folgt danach B und C.“ Sie können es „Service-Handbuch“ nennen, das auch für die sich schon länger an Bord befindlichen Kolleg:innen bestimmt hilfreich ist. In solch einem Handbuch steht zum Beispiel, wie sich Ihre Mitarbeitenden am Telefon melden. Eine Selbstverständlichkeit zwar, die jedoch auch einmal glasklar dokumentiert und kommuniziert werden muss.
- Stellen Sie neuen Mitarbeitenden einen „Buddy“ zur Seite
Ein fester Ansprechpartner oder ein „Buddy“ ist in der Einarbeitungsphase eine sehr wertvolle Hilfe. Die Neulinge können Fragen stellen, die sie ihrem direkten Chef vielleicht so nicht stellen möchten. Idealerweise wählen Sie einen Buddy aus, der genügend Zeit zur Verfügung hat und auch mit einer gewissen „Ruhe“ agiert und Empathie mitbringt. Der Buddy wird somit zum ersten Vertrauten des neuen Mitarbeiters. Verantwortlich für das Onboarding ist die Geschäftsleitung. Aus Zeitgründen sind Führungskräfte allerdings eher selten die Buddys.
Wie gelingt Mitarbeiter-Bindung?
Simon Mohr stellt ganz klar fest: „Die Mitarbeitenden sind aktuell das höchste Gut, das ich im Unternehmen habe.“ Momentan ist es ja schon schwer genug, überhaupt neue Mitarbeiter:innen zu finden. Wenn dann neue Leute eingestellt worden sind, kommt es entscheidend darauf an, diese auch im eigenen Unternehmen zu halten. Wie gelingt die Mitarbeiter-Bindung?
- Gehalt
Regelmäßig, pünktlich und auch vollständig: So sollte das Gehalt bei Ihren Angestellten auf dem Konto ankommen. Keine Selbstverständlichkeit in der Branche! Hier können Sie sich positiv von Ihren Konkurrenten abheben und somit Ihr Personal an sich binden. Im Gastgewerbe ist die pünktliche, vollständige Bezahlung eine sehr hohe Motivation für das Personal.
- Information und Transparenz
Mitarbeitende sollten verstehen, warum bestimmte Abläufe und Prozesse wichtig sind. Beispiel Dienstpläne: Die macht keiner gerne, sie sind jedoch absolut notwendig. Durch ein digitales Tool kann die Erstellung eines Dienstplans von einer Stunde auf fünf Minuten reduziert werden – im Vergleich zur aufwendigen Excel-Erstellung. Kommunizieren Sie dies Ihrem Personal! Verwenden Ihre Mitarbeitenden die neue Software, sind Ihre Angestellten froh über weniger Verwaltungsaufwand und es stellt sich ein positives Gefühl ein.
- Wertschätzung
Ihre Mitarbeitenden sollten sich respektvoll behandelt und wertgeschätzt fühlen. Gehen Sie auf die Belange Ihres Personals ein und vermitteln, dass jede und jeder wichtig für den Betrieb ist. Ihr Personal sollte verinnerlicht haben, dass es wirklich etwas bewegen kann. Legen Sie viel Wert auf das Zwischenmenschliche. Gerade in diesen Zeiten – Mitarbeitende sind der „Engpassfaktor“. Nehmen Sie als Chef beispielsweise Rücksicht auf den Geburtstag Ihrer Mitarbeiter:innen. Das wird Ihnen hoch angerechnet und Sie profitieren wiederum von einer hohen Arbeitszufriedenheit.
Schauen Sie sich immer wieder einmal diese Tipps und Hinweise zu Onboarding und Mitarbeiter-Bindung an. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und Freude bei Ihrer systematischen Einarbeitung Ihres Personals!
