Wie digital ist Ihr Kostenmanagement in der Gastronomie?

Ein Gastbeitrag von Florian Beckmann von Billbox zu den Ergebnissen der Studie 'Digitaler Reifegrad in der Gastronomie' zum Thema Kostenmanagement.

90% der Befragten Gastronomen führen Warenkontrollen händisch durch.

Warenkontrolle und Inventur sind wichtig für die Kostendisziplin. Eine händische Warenkontrolle führen über 90 Prozent der Befragten durch. Hier muss man unterscheiden zwischen dem Abgleich Ware/Lieferschein und dem meist späteren Abgleich Lieferschein/Rechnung. In jedem Fall befinden sich diese beiden Dokumente an unterschiedlichen Orten und häufig auch in einem anderen Medium. Lieferschein: oftmals Papier. Rechnung: überwiegend E-Mail (PDF) oder bereits Daten (z. B. XML). Die Inventur wird von der Mehrzahl der Betriebe einmal pro Jahr durchgeführt. Was sich sehr motivierend auswirken kann: Eine gut organisierte monatliche Inventur verhilft zu Kostendisziplin und periodengerechter Gewinnermittlung. Die Betonung liegt hier allerdings auf „gut organisiert“. Zu etablieren sind entweder intelligente, digitale Warenwirtschafts-Systeme oder ein artikelgenaues Kostendaten-Management-System. Und ab einem Jahresumsatz von circa 500.000 EUR unbedingt beides, mit einer Verbindung zur Kasse, zum Webshop und in die Buchhaltungs-Software.

Bei 55% der Betriebe ist der Rechnungseingang an eine Person gebunden.

Bei knapp 55 Prozent der befragten Betriebe ist der Rechnungseingang an eine Person gebunden. Die Hälfte der Manager:innen und Inhaber:innen zeichnen die zu zahlenden Rechnungen händisch ab. Das ist nur scheinbar effizient, bindet es doch die Person an einen Ort zu einem bestimmten Zeitpunkt und an ein Dokument. Besser: Zuerst digitalisieren und alle weiteren Bearbeitungsschritte im webbasierten Workflow vornehmen. Wenn dieser kleine, unbedeutende Schritt des Rechnungsempfangs entfällt, können alle nachgelagerten Stellen für die Kontrolle von Buchung, Bezahlung und Ablage automatisiert und unabhängig vom Eingang erfolgen.

Bei 30% der Befragten findet kein Abgleich zwischen Lieferschein und Rechnung statt!

In der analogen Welt hat der Gastronom die Wahl, entweder die Prüfung nicht oder nicht genau zu machen, was zwangsläufig zulasten von Kostendisziplin und -kontrolle geht. Oder man entscheidet sich für die positionsweise Kontrolle von Lieferschein/Rechnung, was sehr viel Zeit in Anspruch nimmt. Durch eine Verbindung von Bestell- mit dem Kostenprozess lässt sich der Abgleich zum einen vollständig abbilden und zum anderen weitgehend automatisieren. Abweichungen werden automatisch ermittelt; und nur um diese sollte sich dann noch gekümmert werden. Allerdings findet bei einem Drittel der Befragten kein konsequenter Abgleich zwischen Lieferschein und Rechnung statt. Diejenigen Betriebe, die den Abgleich vornehmen, erledigen dies zu 80 Prozent mit physischen Belegen. Solch ein physischer Beleg ist immer mit einem Nachteil verbunden: Entweder ortsgebunden oder es gibt Medienbrüche. Besser: Rechnungen direkt als Daten verarbeiten, Lieferscheine digital über mobile Apps an die digitale Rechnung anhängen und automatisch abgleichen lassen.

Prozesskosten können bis zu 7% des Umsatz ausmachen.

In der Vergangenheit konzentrierte sich der Blick häufig auf Warenströme und die damit verbundenen Kosten. Bei im Vergleich mit anderen Branchen relativ geringen Umsätzen spielen Prozesskosten allerdings eine weitaus größere Rolle. Achtung: Bei Prozesskosten handelt es sich um „unsichtbare“ Kosten. Sie stecken in der eigenen Lebens- und Arbeitszeit, Verwaltungszeiten und -kosten der Mitarbeitenden, Kosten für Buchhalter:innen und Steuerberater:innen, Wartezeiten, Kosten für doppelte und zum Teil mehrfache Erfassung oder Übermittlung von Vorgängen. Jeder einzelne dieser Vorgänge erfordert oftmals nur sekunden- oder minutenlange Aufmerksamkeit, blockiert allerdings die Weiterarbeit von nachfolgenden Stellen, wenn er nicht ausgelöst wird. Empfehlung: Möglichst alle Abhängigkeiten von Ort, Zeit, System und Person abschaffen und den Vorgang extern digitalisieren. In Geld gemessen ist Ware sehr wichtig. Für die Prozesskosten ist es jedoch völlig unerheblich, ob Waren oder unsichtbare Dienstleistungen eingekauft werden. Administrations- und Prozesskosten können leicht 3–7 Prozent des Umsatzes betragen. Bei der Barkasse ist das Missverhältnis von Ausgabenhöhe und Prozesskosten am eklatantesten. Eine Barentnahme von 20 EUR aus der Kasse („Wir haben kein Desinfektionsmittel mehr – ich gehe mal schnell welches holen“) kann locker mit demselben Betrag als Prozesskosten zu Buche schlagen. Viel effizienter sind hierfür Auslagen-Apps wie circula und skovik, die im Idealfall direkt in das Kostenmanagement (z. B. billbox) integriert sind.

80% nutzen die BWA nicht als Führungsinstrument.

20 Prozent der Gastronomiebetriebe geben an, ihre betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) zum Folgemonat oder innerhalb der ersten Woche des Folgemonats in den Händen zu halten. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass für circa 80 Prozent der Betriebe die BWA nicht als Führungsinstrument für Management und Betriebsleitung geeignet ist. Beispiel: Was nützt es, sich am 21. November mit den Zahlen des Oktober vor das Team zu stellen und neue Ziele zu definieren, wenn der Folgemonat auch schon fast gelaufen ist.

Bei 50% der Betriebe sind kaufmännische Prozesse an einen Ort gebunden.

Die Buchhaltung führt historische und aktuelle Daten zusammen. Es gibt kaum Gründe, warum das Zusammenführen digital vorhandener Daten Tage oder gar Wochen in Anspruch nehmen sollte. Voraussetzung, diesen „Reporting Lag“ zu überwinden, ist eine gut funktionierende Integration der verschiedenen kaufmännischen Prozesse. Diese dürfen keine menschlichen Klicks oder Interventionen erfordern. Bei der Hälfte der Gastronomiebetriebe sind die kaufmännischen Prozesse an einen physischen Ort gebunden, bei fast allen an eine bestimmte Hardware und praktisch immer an eine natürliche Person. Bei kleineren Betrieben sind dies häufig die Inhaber:innen, bei größeren Unternehmen Management und Buchhaltung. Was Abbuchungen anbelangt: Über 70 Prozent der Gastronomen haben heute zwischen 40 Prozent und 60 Prozent Abbuchungen. Hier lohnt sich ein genauer Blick. Was früher effizienter erschien („weniger Überweisungen“), gilt in der digitalen Echtzeit-Welt nicht mehr unbedingt. Kosten müssen ja bekanntlich nicht nur als Aufwand gebucht, sondern auch mit der Bankbuchhaltung konsolidiert werden. Die Tools der Finanzbuchhaltungen (von A wie Addison & Agenda, D wie DATEV über L wie Lexoffice bis Z wie zendesk) erledigen Zahlungen per Überweisung.

80% überwachen ihre Einkaufspreise nicht.

Bei 80 Prozent der Betriebe findet keine vollständige Überwachung der Einkaufspreise statt. Selbstverständlich lassen sich Preissteigerungen durch die Digitalisierung nicht verhindern. Es zeigt sich jedoch, dass bei vollständiger interner Preistransparenz über sämtliche Einkaufspositionen (Waren und Dienstleistungen) deutlich schneller reagiert und gegebenenfalls nach- und neuverhandelt werden kann. Tipp: Eine konsequente, tägliche Kontrolle wirkt sich sehr positiv auf die interne Disziplin aus; vor allem auch auf die Prozess- und Preistreue der Lieferanten und Geschäftspartner. Ein professioneller digitaler Workflow erlaubt ein konsequentes internes Kontrollsystem, ohne dass wertvolle Zeit der Betriebsleitung, Verwaltung, dem Management oder den Eigentümern verloren geht. Voraussetzung für vernünftige Entscheidungen sind feinkörnige Informationen. Der Aufwand, diese ad hoc präzise und vollständig zu bekommen, ist manuell – anhand von Belegen oder mit Excel – extrem aufwendig und kostet viel Zeit (davon abgesehen, dass es für die meisten Menschen auch wirklich sehr langweilig ist …). Ein enormes Verbesserungspotenzial in der kaufmännischen Verwaltung ergibt sich aus einem besseren Verständnis der verschiedenen Medien. Es ist immer noch so, dass vier von fünf Befragten davon ausgehen, bei einer mit E-Mail versendeten Rechnungs-PDF handele es sich um eine digitale Rechnung. Weit gefehlt! Lediglich der Übertragungsweg ist digital, doch die im Dokument befindlichen Daten müssen immer noch von Software herausgezogen und den Kolleg:innen im Einkauf und in der Buchhaltung übermittelt werden. Im schlimmsten Fall tippen die Mitarbeitenden die Daten ab oder kopieren sie in andere Systeme. Wenn wir bedenken, dass in industriellen Branchen (Energie, Brauereien und Getränkeindustrie, Automobilbranche) seit Jahrzehnten (!) der Austausch von Bestellungen, Lieferscheinen, Rechnungen und Zahlungen ausschließlich per Datensatz erfolgt, ist es verwunderlich, dass bisher so wenige Gastronomen konsequent diese Gewinnsteigerungsmöglichkeiten nutzen.

Fazit

Investitionskosten und laufende Kosten von digitalen Helfern können sich sehr schnell bezahlt machen. Es sollte jedoch darauf geachtet werden, dass nicht nur Softwarelösungen gekauft, sondern auch Umsetzung und dauerhafter Nutzen von den ausgewählten Softwarepartnern sichergestellt werden. Anfänglich etwas höhere Kosten amortisieren sich in der Regel schnell, wenn die internen Prozesse wirklich konsequent aufgegeben werden.

Über Florian Beckmann

Florian Beckmann ist Geschäftsführer der billbox AG und hat umfassende Erfahrung in Digitalisierung und Organisation mit Fokus auf Entrepreneurship und nachhaltigen, gesellschaftlichen Nutzen von Digitalisierung.

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