Was sind die ersten Schritte bei der Einrichtung des Datenschutzes im Betrieb?

  • Was sind die ersten Schritte bei der Einrichtung des Datenschutzes im Betrieb?

    Veröffentlicht von Eberhard Fiedler auf 31. Juli 2023 um 12:32

    Wenn mindestens 21 Angestellte (auch Praktikanten, Teilzeitkräfte oder Freelancer) ständig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, müssen Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten (DSB) bestimmen – aber auch bei weniger Mitarbeitern solltet ihr den Datenschutz im Auge behalten.

    🤷 Fangen wir mit der wichtigsten Frage an: Warum solltet ihr auf einen externen DSB zurückgreifen und nicht einfach einen Mitarbeiter mit der Aufgabe betrauen?

    Die Antwort ist ganz einfach:

    🎯 Externe Datenschutzbeauftragte sind TÜV-zertifiziert und verfügen über die nötige Fachkunde im Bereich Datenschutz. Durch regelmäßige Seminare und Weiterbildungen sind sie darüber hinaus stets auf dem neuesten Stand, was neue Fristen und Gesetze angeht.

    🎯 Dank eines externen DSB liegt kein innerbetriebliches Beschäftigungsverhältnis vor und Interessenkonflikte werden unterbunden.

    🎯 Wenn die Zusammenarbeit nicht mehr funktioniert, kann der Datenschutzbeauftragte gewechselt werden. Ein interner DSB jedoch hat Einsichtsrecht in alle relevanten Unterlagen, Weisungsfreiheit bei der Ausübung seiner Tätigkeit im Bereich des Datenschutzes und betriebsratsähnlichen Kündigungsschutz.
    🎯 Bei der Berufung eines externen DSB wird von einer transparente Kostenstruktur profitiert.

    🎯 Qualifizierte Mitarbeiter sind wertvoll und sollten sich um euer Tagesgeschäft kümmern.

    ❓Wie ist es bei euch bis jetzt geregelt?

    ➡️ Wir empfehlen euch den Einsatz einer Datenschutzmanagement Software – im Handumdrehen werden die administrativen Prozesse rund um den Datenschutz digitalisiert und automatisiert.

    🤓Wenn ihr regelmäßig Infos zum Datenschutz bekommen wollt, ➡️ tragt euch hier für unser Info-Mailing ein!

    Maximilian Meier beantwortet vor 4 Monaten, 3 Wochen 2 Mitglieder · 1 Antwort
  • 1 Antwort
  • Maximilian Meier

    Mitglied
    13. Juni 2024 um 10:30

    Hallo Eberhard,

    das Thema Datenschutz im Betrieb ist in der Tat von großer Bedeutung. Vielen Dank für deine Frage und die ausführliche Darstellung der Situation. Hier sind einige erste Schritte, die euch helfen können, den Datenschutz in eurem Betrieb erfolgreich zu implementieren:

    1. Bestandsaufnahme durchführen: Beginnt mit einer umfassenden Bestandsaufnahme aller Datenverarbeitungsprozesse in eurem Unternehmen. Das hilft, den aktuellen Stand zu ermitteln und mögliche Schwachstellen zu identifizieren.

    2. Datenschutzbeauftragten (DSB) bestimmen: Wenn mindestens 21 Mitarbeiter (einschließlich Praktikanten, Teilzeitkräfte oder Freelancer) regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten, ist die Bestellung eines DSB verpflichtend. Aber auch bei weniger Mitarbeitern ist es ratsam, den Datenschutz im Auge zu behalten. Warum sollte man auf einen externen Datenschutzbeauftragten zurückgreifen?

    3. Vorteile eines externen DSB:

      • Fachkenntnisse: Externe Datenschutzbeauftragte sind TÜV-zertifiziert und verfügen über die nötige Fachkunde. Durch regelmäßige Seminare und Weiterbildungen sind sie stets auf dem neuesten Stand.
      • Unabhängigkeit: Da sie nicht im Betrieb angestellt sind, werden Interessenkonflikte vermieden.
      • Flexibilität: Ihr könnt den externen DSB bei Bedarf wechseln, ohne an betriebsinterne Kündigungsschutzregelungen gebunden zu sein.
      • Kostenstruktur: Mit einem externen DSB profitiert ihr von einer transparenten Kostenstruktur.
      • Ressourcenschonung: Eure qualifizierten internen Mitarbeiter können sich auf ihr Tagesgeschäft konzentrieren.
    4. Datenschutzrichtlinien entwickeln: Erstellt klare Datenschutzrichtlinien und schult eure Mitarbeiter regelmäßig. Jeder im Unternehmen sollte wissen, wie er personenbezogene Daten korrekt verarbeitet und schützt.

    5. Technische und organisatorische Maßnahmen umsetzen: Implementiert notwendige technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) zum Schutz personenbezogener Daten, wie Verschlüsselung, Zugangskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.

    6. Datenschutzmanagement-Software einsetzen: Nutzt eine Datenschutzmanagement-Software, um die administrativen Prozesse rund um den Datenschutz zu digitalisieren und zu automatisieren. Das reduziert den Aufwand erheblich und sorgt für mehr Effizienz.

    Wie ist der Datenschutz bisher bei euch geregelt? Eure Erfahrungen und Herausforderungen in diesem Bereich wären sehr interessant. Wenn ihr regelmäßig Informationen zum Datenschutz erhalten möchtet, könnt ihr euch hier für unser Info-Mailing eintragen.

    Ich hoffe, diese Tipps helfen euch weiter und wünsche euch viel Erfolg bei der Umsetzung der Datenschutzmaßnahmen in eurem Betrieb.

    • Diese Antwort wurde von  Maximilian Meier modifiziert vor 4 Monaten, 3 Wochen.

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