Digitale Zeiterfassung: Wie moderne Lösungen das Stempeln erleichtern

Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 hat für einigen Diskussionsstoff gesorgt: Ohne Ausnahme gilt seitdem die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten für Unternehmen. Obwohl dies durch das Mindestlohngesetz (MiLoG) in einigen Branchen schon lange vorgeschrieben ist, steigt die Nachfrage nach digitalen Lösungen. In diesem Artikel beleuchten wir die verschiedenen Möglichkeiten sowie die Chancen, die sich zukunftsgerichtet daraus ergeben.

Möglichkeiten Arbeitszeiten zu erfassen

“Obwohl durch das MiLoG gerade im Hospitality Bereich schon lange die Pflicht besteht, Arbeitszeiten zu erfassen, stellen wir auch in diesen Branchen aktuell eine erhöhte Nachfrage fest. Ich denke das BAG-Urteil regt die Menschen dazu an, ihren bisherigen Lösungsweg zu überdenken und zukunftsgerichtet zu gestalten.” Luise Seelig, Senior Sales Managerin bei e2n sieht in dem Urteil vor allem eine Chance. Wie die Arbeitszeiten erfasst werden, lässt das Gericht allerdings bisher offen. In deutschen Unternehmen gibt es daher ganz unterschiedliche Wege, dies umzusetzen:

Zettel und Stift

Die älteste Methode, Arbeitszeiten zu erfassen, sind Stundenzettel. Beginn und Ende sowie Pausen- und Fehlzeiten werden per Hand meist auf einem vorgefertigten Ausdruck notiert. Zum Monatsende werden diese Zettel bei der Personalabteilung eingereicht und händisch ins System übertragen. Auf den ersten Blick erscheint dies die kostengünstigste Variante, da keine zusätzliche Software angeschafft werden muss. Allerdings ist die Fehlerquote hier extrem hoch. Zudem ergibt sich sowohl für die jeweiligen Mitarbeitenden als auch für die Personalabteilung ein hoher Aufwand, der nicht unterschätzt werden darf.

Excel

In einigen Unternehmen löst die Excel-Tabelle den ausgedruckten Stundenzettel ab. Mit Hilfe automatisierter Formeln können Zeiten zum Monatsende summiert werden. Dennoch stehen auch hier Mitarbeitende sowie Personalabteilungen in der Pflicht, die Zeiten entsprechend händisch einzutragen bzw. ins System zu übertragen. Hinzu kommen die Lizenzkosten für das Programm, sofern es nicht sowieso im Unternehmen genutzt wird. Simon Mohr, CEO und Co-Founder von e2n, sieht weitere Hürden bei der Nutzung von Excel: „Wer glaubt, dass der Einsatz von Excel anstatt Zettel und Stift Digitalisierung ist, der glaubt auch das Zitronenfalter Zitronen falten“, sagt er mit einem Augenzwinkern. „Mit Excel kann man selbstverständlich Daten auf eine einfache, schnelle Weise in einem digitalen Medium speichern. Es ist allerdings sehr aufwendig diese Daten im Nachgang zu analysieren. Die Dokumentation von Arbeitszeiten in Excel ist definitiv keine nachhaltige oder langfristige Lösung“.

On-Premise

Um eine On-Premise Lösung zu nutzen, wird die Software in Form einer Lizenz gekauft und lokal auf dem Server des Unternehmens installiert. Das heißt, die Daten liegen nicht auf externen, sondern rein auf internen Servern. Auf diesem Weg sind individuelle Anpassungen oft leicht umzusetzen, sowohl die Wartung als auch das Aufspielen von Updates werden jedoch erschwert. Für beides fallen in der Regel zusätzliche hohe Kosten an. Es werden Serverkapazität sowie hauseigene IT-Spezialisten benötigt, um die Implementierung zu begleiten.

Software as a Service

Am flexibelsten sind Unternehmen mit einer Software as a Service (kurz SaaS) Lösung. Wie der Name sagt, wird die Software nicht gekauft, sondern gemietet. Damit liegen Wartung sowie Updates beim Anbieter und sind oft bereits im Preis inbegriffen. Die Daten liegen auf externen Servern, sind allerdings so gut verschlüsselt und gesichert, sodass sie nicht verloren gehen und vor Fremdzugriff geschützt sind. Für Unternehmen bedeutet dies: weniger interner Aufwand, geringe Kosten und mehr Sicherheit.

Das Zauberwort: Homogenität

Der Wunsch nach zukunftsgerichteten Lösungen ist groß. Gerade deshalb herrscht insbesondere in größeren Betrieben die Gefahr, dass sich die Suche verselbstständig. Während das Management an traditionellen Methoden festhält, sind einzelne Abteilungen bereits dabei, sich selbst Entlastung zu schaffen. Um Wartungs- und Kostenaufwände zu minimieren, gilt es, als Management die Richtung zu weisen und vorzugeben, wie eine Erfassung der Arbeitszeiten im Betrieb umgesetzt wird.

Vorteile digitaler Lösungen

Auch wenn das BAG-Urteil die Art der Zeiterfassung nicht vorschreibt, so bieten digitale Systeme doch viele Möglichkeiten, die Bürokratie dahinter zu verschlanken.

• Kostenvorteile: Da digitale Lösungen vieles automatisieren, sinkt der interne Aufwand enorm – und Zeit ist bekanntlich Geld. Während bei Stundenzetteln und Excel korrigiert, geprüft und nachgerechnet werden muss, passiert dies innerhalb einer Software automatisch im Hintergrund.
• Übersicht: Unternehmen erhalten einen besseren Überblick über die geleisteten Wochen- und Monatsstunden sowie den entsprechenden Pausenanspruch. Zusätzlich werden Plus- und Minusstunden automatisch berechnet und transparent angezeigt.
• Verlässlichkeit: Digitale Systeme bieten eine lückenlose, minutengenaue Dokumentation. Sollten die Mitarbeitenden einmal vergessen zu stempeln, so können Zeiten über Anträge leicht nachgereicht werden. Oft kann selbst im Offline-Modus gestempelt werden und die Zeiten werden übertragen, sobald wieder eine Internetverbindung besteht.
• Transparenz: In den meisten Fällen bieten digitale Lösungen entsprechende Apps für Mitarbeitende an, in denen diese ihre Arbeitsstunden sowie ihr Überstundenkonto einsehen können. Ebenso ermöglichen einige Anbieter die Dienstplaneinsicht oder sogar die Möglichkeit zum digitalen Schichttausch.
• Flexibilität: Mittels der oben genannten App können Zeiten von überall erfasst werden – egal ob im Homeoffice oder auf Geschäftsreise. Dies ermöglicht eine dokumentierte Vertrauensarbeitszeit und ein Höchstmaß an Flexibilität für Führungskräfte.
• Selbstständigkeit: „Um wirklich von der Software zu profitieren und dem Management die Arbeit zu erleichtern, wird in e2n die Verantwortung an die Mitarbeitenden übertragen. Sie sind selbst dazu verpflichtet, sich ein- und auszustempeln oder ihre Urlaubsanträge online einzureichen. Deshalb ist unsere Lösung auch so intuitiv gestaltet: Jeder muss sie verstehen und nutzen können. Unserer Erfahrung nach funktioniert das einwandfrei und sorgt sogar dafür, dass die Mitarbeitenden an Selbstständigkeit gewinnen“, sagt Luise Seelig. Die Arbeit der Personalabteilungen und des Managements wird also verringert und gleichzeitig die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden gefördert. Die endgültige Entscheidung liegt dabei natürlich immer beim Management.
• Zukunftsfähigkeit: Digitale Zeiterfassungssysteme sind die Grundlage für ein komplett digitalisiertes Mitarbeitermanagement. Meist umfassen Softwarelösungen bereits anknüpfende Funktionen. Neben der reinen Zeiterfassung zählen Workflows zur Urlaubsplanung, digitale Personalakten mit Dokumentenupload und Erinnerungen sowie die Dienstplanung zum Funktionsumfang. Durch sogenannte Schnittstellen können unterschiedliche Systeme miteinander sprechen – so sorgen Schnittstellen für die Freiheit, in verschiedenen Bereichen mit Expertenlösungen zu arbeiten, anstatt sich auf die „eierlegende Wollmilchsau“ zu verlassen. Zum Beispiel lässt sich der Umsatz aus einem Kassensystem leicht in der Dienstplanungsapp anzeigen, um basierend auf dem jeweiligen Tagesumsatz Personal einzuplanen.
• Controlling: Zeiterfassung ist schon lange kein reines HR-Thema mehr. Vielmehr bietet sie die Grundlage für ein unternehmensweites Mitarbeitercontrolling. „Daten sind die Währung der Zukunft und Unternehmen müssen wissen, was in ihrem Betrieb los ist. Dabei geht es nicht um die Kontrolle der Mitarbeitenden, sondern das Controlling des Unternehmens“, weiß Simon Mohr. Denn wer nicht überblickt, wie viel Zeit seine Mitarbeitenden für das Erledigen ihrer Arbeit benötigen, der kann Arbeitsprozesse kaum optimieren.

All diese Vorteile gelten sowohl für On-Premise als auch für SaaS Lösungen. Nicht außer Acht gelassen werden darf jedoch, dass SaaS Lösungen sämtliche Updates und Wartungen einfacher, schneller und günstiger umsetzen können. Zudem wird bei einer SaaS Lösung keine weitere IT-Infrastruktur benötigt – lediglich ein Endgerät mit Zugang zum Internet. Somit eignet sich SaaS Software sowohl für alle Unternehmensgrößen.

Die Zukunft der Zeiterfassung ist digital

Egal ob On-Premise oder SaaS: Digitalen Lösungen gehört die Zukunft. Bei der Wahl des passenden Systems müssen sich Unternehmen jedoch einige Fragen stellen.

• Welches Ziel verfolge ich mit der Einführung des Systems?
• Welchen Mehrwert stiftet es für meine Mitarbeitenden?
• Wie einfach ist die Lösung zu bedienen? Können die Mitarbeitenden damit umgehen?
• Löst das System mein Problem oder sogar mehr?
• Nimmt es mir ausreichend Bürokratie ab?

Die Transparenz, die eine Erfassung der Arbeitszeiten bietet, kommt dabei allen Beteiligten zugute. Arbeitgebende haben alles Wichtige dokumentiert und können bei Bedarf alles nachweisen. Mitarbeitende können ihre personenbezogenen Daten einsehen und fühlen sich sicherer. Auch die Vertrauensarbeitszeit kann – entgegen vieler Beschwerden über das BAG-Urteil – wunderbar abgedeckt werden.