PMS Wechsel erfolgreich planen

Wie ein gut vorbereiteter PMS Wechsel in wenigen Wochen gelingen kann.

Für die Verwaltung des operativen Tagesgeschäfts setzen fast alle Hoteliers sogenannte Property Management Systeme ein, kurz PMS genannt. Ein PMS war in der Vergangenheit ein reine Frontoffice Plattform. Heute haben moderne PMS den Anspruch ein ganzheitliches Management Tool zu sein. Wie ein PMS eingeführt wird und was bei einem Wechsel der Systeme zu beachten ist, darüber sprechen bei #digitalrenovieren Annalena Margraf und Eva-Maria Bleifuss von Guestline.

Ein gut vorbereiteter Wechsel der Hotelsoftware kann in wenigen Wochen gelingen. Voraussetzung dafür ist die richtige Vorgehensweise.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für einen Wechsel der Hotelsoftware?

„Ein Wechsel des Property Management Systems (PMS) kann jederzeit durchgeführt werden“, meint Annalena Margraf vom Cloud-Technologieunternehmen Guestline. Die meisten Hotels sind keine saisonalen Hotels und haben nahezu ganzjährig geöffnet. Das heißt, es gibt kaum Schließzeiten, die natürlich prädestiniert für einen Systemwechsel wären. Eine PMS-Umstellung sollte daher grundsätzlich immer möglich sein. Wichtig ist vor allem eine durchdachte Planung: Aufgabenverteilung, Projektmanagement, das Einstimmen der Mitarbeitenden auf die PMS-Umstellung. Dann ist dies sogar in der Hochsaison möglich. Frau Margraf bringt es auf den Punkt: „Die Vorbereitung ist das A und O für einen erfolgreichen Systemwechsel.“

Auswahl des passenden PMS

Es gibt viele Softwareanbieter und der Markt ist unübersichtlich. Wesentlich ist es für Hoteliers, folgende drei Phasen zu durchlaufen: Definition der Anforderungen, Anbieter-Recherche und Anbieter-Auswahl.

  1. Anforderungen
    Gemeinsam wird im Team besprochen, welche Anforderungen die neue Software erfüllen soll. Empfehlenswert ist eine frühe Einbindung der Mitarbeitenden. Denn je früher das Team mit an Bord ist und diesen Transformationsprozess begleitet, umso motivierter sind alle. Und die Erfolgswahrscheinlichkeit dieses Softwareprojekts steigt. Was läuft mit dem bestehenden PMS gut, was weniger? Welche Funktionalitäten soll das neue PMS mitbringen: Was wird absolut benötigt und was ist zusätzlich wünschenswert? Diese Fragen sollten beantwortet und in einer Liste übersichtlich dargestellt werden. Anschließend werden die gesammelten Anforderungen priorisiert.

  2. Anbieter-Recherche
    Der Softwaremarkt im Bereich PMS ist sehr intransparent. Um sich gezielt einen Überblick zu verschaffen, ist es hilfreich, sich mit dem Thema zu beschäftigen und sich einzulesen. Wie Annalena Margraf ausführt: „Es ist ein großer Eingriff in den operativen Betrieb, den man nicht unterschätzen sollte.“ Da ist eine gründliche Anbieter-Recherche essenziell.

  3. Anbieter-Auswahl
    Vier oder fünf Software-Unternehmen und die entsprechende PMS-Lösung sollten sich Hoteliers näher anschauen. Zwei oder drei Anbieter schaffen es dann in die engere Auswahl. Die eigenen Anforderungen werden den Anbietern kommuniziert und Angebote eingeholt. Wichtig: Demo-Versionen der Software mit dem Team und der IT-Abteilung durchspielen. Würde diese Software wirklich zum Hotel passen?

Implementierung der PMS-Software

„Das System funktioniert am besten, wenn es auf die individuellen Bedürfnisse des Hauses angepasst ist“, so Annalena Margraf von Guestline. Hat sich das Hotel vertraglich mit einem Anbieter verständigt, sollte ein verbindlicher Einführungs-Termin der Software festgelegt werden. Für die Phase der Implementierung sollten circa vier bis acht Wochen – je nach Größe des Hotels und den spezifischen Anforderungen – eingeplant werden. Selbstverständlich ist an eine Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit der neuen Software zu denken. Alle sollten die neuen Funktionen verstehen und auch anwenden können. Das Hotel kann hier zwischen hybriden Trainings der Belegschaft, reinen Online-Trainings oder auch direkt Vor-Ort-Trainings wählen. Spannend wird es dann beim Go Live, wo das neue PMS vollständig in den laufenden Hotelbetrieb integriert wird.

Property Management System: Was nach dem Going Live passiert

Die Zusammenarbeit zwischen Hotel und seinem Technologie-Partner endet nicht mit der Einführung der neuen Software beziehungsweise mit dem Going Live. Vielmehr sollte jetzt noch einmal rekapituliert werden: Werden alle Hotel-Anforderungen an das PMS erfüllt? Wie funktioniert das neue System in der Praxis? Ist die Software klar verständlich und von den Mitarbeitenden leicht zu bedienen? Der Anbieter sollte einen umfassenden Kundensupport gewährleisten, um dem Hotel bei Problemen rasch zur Seite zu stehen.

Für die Verwaltung des operativen Tagesgeschäfts setzen fast alle Hoteliers Property Management Systeme (PMS) ein. Mit den obigen Erläuterungen zu Zeitpunkt der Einführung, Anbieter-Auswahl und Implementierung kommt hoffentlich etwas Licht in den PMS-Dschungel. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!

Über Annalena Margraf

Annalena Margraf verantwortet den Markenauftritt von Guestline im deutschsprachigen Raum. Durch ihre mehrjährige Erfahrung im Hotelmarketing kennt sie die Herausforderungen und technischen Anforderungen von Hoteliers in diesem Bereich.

Über Eva-Maria Bleifuss

Eva-Maria Bleifuss ist Regional Director DACH beim Cloud-Technologieunternehmen Guestline. Zuvor besetzte Sie leitende Positionen im Vertrieb bei führenden Technologie- und Hospitalityunternehmen, darunter Sabre, TrustYou und h2c.

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