Kosten sparen mit Personalcontrolling

Personalcontrolling ist ein wichtiges Instrument für eine vorausschauende und umsatzbasierte Dienstplanung in der Gastronomie. In dieser Podcast Episode spricht Simon Mohr, Co-Founder und Geschäftsführer von E2N darüber, wie sich Schwachstellen in den eigenen Prozessen herausfinden und beheben lassen.

Was ist Personalcontrolling?

Im Personal Controlling werden alle Daten, die im Mitarbeiterumfeld gesammelt werden, zusammengetragen:

Anzahl der mit dem Mitarbeiter vertraglich vereinbarten Stunden.
Anzahl der im aktuellem Dienstplan geplanten Stunden.
Anzahl der tatsächlich im Betrieb geleisteten Stunden.

Die drei Größen SOLL, PLAN und IST werden im Personalcontrolling in ein Verhältnis zueinander gesetzt. Für die Erstellung eines Dienstplans werden Stunden für einen betroffenen Zeitraum geplant. Die Stunden sollten in Abhängigkeit mit dem zu erwartenden Umsatz geplant werden, wozu eine Umsatzplanung erforderlich ist. Wenn der geplante Umsatz in der Realität nicht erreicht werden kann, weil sich im Tagesablauf etwas geändert hat, dann ändert sich auch das Arbeitsaufkommen, an das die geplanten Stunden angepasst werden müssen. Auf veränderte Situationen zu reagieren gehört zu den wichtigsten Aufgaben eines Betriebsleiters. Am Ende des Monats muss kontrolliert werden, ob die tatsächlich geleisteten Stunden überhaupt zu den vertraglich vereinbarten Stunden passen. Ein solcher Abgleich ermöglicht eine Kontrolle darüber, ob zu viel oder zu wenig Mitarbeiter im Unternehmen tätig sind.

Was ist eine umsatzgestützte Personalplanung?

Zu Anfang steht die Überlegung welcher Umsatz für den kommenden Tag erwartet wird. Reservierungen, Wetter, Veranstaltungen in der Stadt und eine Reihe weiterer Faktoren helfen, den Umsatz vorhersehbarer zu machen. Um aus der Umsatzplanung einen optimalen Dienstplan abzuleiten, wird eine weitere Kennzahl benötigt: Die Produktivität, also der Umsatz geteilt durch geleistete Stunden. Warum sich die Produktivität besonders gut als Kennzahl eignet zeigt dieses Beispiel: Wer mit möglichst geringen Personalkosten seinen Betrieb wirtschaftlicher betreiben will, spart auf Kosten der Mitarbeiterzufriedenheit. Hinzu kommt, dass ein Großteil der Mitarbeiter im Gastgewerbe nach Mindestlohn bezahlt werden, so dass eine Senkung der Gehälter kaum möglich ist. Besser ist es an einer anderen Stellschraube zu drehen, nämlich den geleisteten Stunden. Gelingt es die Stundenzahl um 10% zu senken, sinken auch die Personalkosten um 10%. Die Produktivität als Kennzahl für die Dienstplanerstellung hat einen weiteren großen Vorteil. Denn die Produktivität ist vollkommen unabhängig vom eingesetzten Mitarbeiter, wohingegen die Personalkosten erst berechnet werden können, wenn klar ist, welcher Mitarbeiter die betreffende Schicht übernimmt. Nimmt man nun hinzu, dass Schichten oft unter Mitarbeitern getauscht werden, wird klar, dass für eine Planung der Zukunft die Produktivität die bessere Kennzahl ist.

Auf Abweichungen im Tagesablauf richtig reagieren

Eine der wichtigsten Führungsaufgaben in der Gastronomie ist es, auf Veränderungen zu reagieren. Das Gastgewerbe ist eine sehr variable Branche, wo viel passiert: Wetterumbruch, etwas geht kaputt oder der viel beschriebene Bus mit unerwarteten Gästen kommt. Auf Veränderungen bei der Gästeanzahl muss mit entsprechenden Maßnahmen reagiert werden. Denn wenn keine Gäste da sind, braucht es keine Servicekraft, die keinen Gästen nichts zu trinken bringt. In einem solchen Fall kann es besser sein, einen Mitarbeiter nach Hause zu schicken oder für eine Arbeit einzusetzen, die sonst im Tagesgeschäft untergeht. Wenn es unerwartet anfängt zu regnen, weiß jeder was zu tun ist. Aber es gibt auch weniger offensichtliche und unerwartete Vorfälle, auf die nur mit entsprechendem Fingerspitzengefühl reagiert werden kann.

Den Planungsprozess verbessern

Damit Prozesse nachhaltig verbessert werden können, müssen die Gründe für immer wiederkehrende Abweichungen analysiert werden. Oft lassen sich Muster erkennen: An einem Montag kommen immer weniger Gäste als geplant oder am Donnerstag ist das Mittagsgeschäft immer schlecht. Zwar ist nicht bekannt warum, aber alleine die Erkenntnis, dass es so ist, muss in zukünftige Dienstplanungen einfließen. Mehr Fakten und weniger Bauchgefühl lautet die Devise im Personalcontrolling! Wenn der Umsatz dauerhaft unter Plan liegt und keine Anpassungen vorgenommen werden, ist das genauso gefährlich, wie wenn der Umsatz immer über Plan liegt und niemand reagiert. Zwar steigt in diesem Fall die Produktivität, doch gleiches gilt auch für die Belastung der Mitarbeiter oder die Wartezeiten bei den Gästen.

Wie kann die optimale Produktivität herausgefunden werden?

Um eine gute Produktivität für seinen Betrieb zu errechnen lohnt ein Blick in die Vergangenheit und die Betrachtung des Umsatzes und der geleisteten Stunden pro Wochentag. So lässt sich die durchschnittliche Produktivität errechnen und Schwankungen im Wochen- oder Monatsverlauf erkennen. Ein Erfolgsfaktor im Personalcontrolling sind laufend verfügbare Zahlen, die schnell ausgewertet werden können. Das ist nur mit Digitalisierung möglich. Eine Zeiterfassung mit Stift und Zettel kann keine Grundlage für Personalcontrolling sein. Denn Controlling findet jeden Tag statt. Digitale Zeiterfassungssysteme liefern die dafür notwendigen Ergebnisse per Knopfdruck.

Zusammenfassung und Fazit

Einer der größten Kostenfaktoren ist das Personal. Deshalb ist es sinnvoll diesem Kostenfaktor besonders viel Aufmerksamkeit zu widmen und ein Personalcontrolling einzuführen. Denn eine Einsparung von nur 5 % aller eingesetzten Stunden kann im Laufe eines Jahres einen erheblichen Effekt auf die Personalkosten haben. Allerdings ist es wichtig beim Personal keine reine Kostenoptimierung zu betreiben, sondern Prozessoptimierung. Es geht beim Personalcontrolling also nicht darum, Arbeitsleistungen günstiger einzukaufen, sondern vorhandene Ressourcen besser einzusetzen. Damit das gelingt braucht es ein Grundverständnis aller Beteiligten und ein Wechsel im Mindset. Denn in vielen Betrieben wird noch nach dem Motto verfahren: Ein Mitarbeiter kann für einen geringen Stundenlohn arbeiten, weil er zusätzlich vom Trinkgeld profitiert. Der bessere Ansatz ist es Mitarbeiter fair zu entlohnen, weil zufriedene Mitarbeiter bessere Leistungen erbringen. Um den Überblick zu behalten und alle Prozesse des Personalcontrollings zu steuern, braucht es digitale Werkzeuge. Dazu gehören als Grundausstattung eine digitale Zeiterfassung und die digitale Dienstplanerstellung.