Von der Personalsuche bis zum Unternehmensausstieg - Der Erfolg in der Personalsuche und dem anschließenden Management aller Mitarbeiter braucht einen ganzheitlichen Ansatz. In diesem Zusammenhang taucht immer wieder der Begriff der Employee Journey auf. Was sich dahinter verbirgt, welche Phasen ein Mitarbeiter in einem Unternehmen durchläuft und worauf in jeder dieser Phasen besonders zu achten ist, dazu befragt Christian Fiedler den Experten Simon Mohr, CEO und Co-Founder der E2N GmbH.
Die 5 Phasen der Employee Journey
Im Wesentlichen lassen sich die Phasen der Mitarbeiterreise oder auch Employee Journey in 5 Phasen einteilen. Noch bevor die eigentliche Suche nach Mitarbeitern beginnt, sollten einige grundsätzliche Überlegungen zur Zielsetzung der vakanten Stelle gemacht sein. Je gründlicher die Überlegungen, desto konkreter können im zweiten Schritt die passenden Kanäle für die Mitarbeitersuche ausgewählt werden. Danach beginnt die Performance Phase, also die Phase, die idealerweise am längsten dauert und in der der Mitarbeiter im Unternehmen tätig ist. Am Ende steht das Offboarding, die Phase, in der der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
In jeder dieser Phasen der Mitarbeiterreise trägt der Arbeitgeber eine große Verantwortung. Er muss die Rekrutierung von Bewerbern planen, er ist für die Arbeitszeiterfassung und die pünktliche, vertragsgemäße Entlohnung verantwortlich, er sollte Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung bieten und das Ausscheiden von Mitarbeitern vorbereiten.
Vorbereitung und Durchführung der Personalsuche
Um als Unternehmen die richtigen Mitarbeiter zu finden, die nicht nur fachlich sondern auch menschlich in das Team passen, sollte man sich fragen: Wen suche ich genau? Welche Aufgaben soll der neue Mitarbeiter übernehmen, wo müssen seine Stärken liegen, um die im Unternehmen vorhandenen Ressourcen sinnvoll zu ergänzen oder noch stärker, leistungsfähiger und effektiver zu machen? Denn die Einsicht, dass das vorhandene Personal die anfallende Arbeit nicht bewältigen kann, reicht nicht aus.
Simon Mohr erläutert das sehr anschaulich anhand seiner eigenen Person. Simon bezeichnet sich als kreativen Menschen, in seinem Kopf herrscht kreatives Chaos. Strukturen und Zeitmanagement sind weniger sein Ding. Beim Nachdenken über die Stärken und Eigenschaften eines neuen Mitarbeiters muss klar sein, dass ein weiterer gleichgerichteter Charakter nicht sinnvoll ist und dass jemand gesucht ist, der strukturiert arbeitet, um die eigenen Schwächen aufzufangen.
Recruiting im Zeitalter der Digitalisierung
Social Media spielt eine entscheidende Rolle bei der Mitarbeitersuche. "Dort wo ist die Zielgruppe derjenigen, die wir gerne im Unternehmen einstellen würden zu finden ist, muss ich präsent sein." Simon führt weiter aus, dass es keine Lösung gibt, mit der alle erreicht werden, sondern branchenspezifisch differenziert werden muss: Mitarbeiter für die Gastronomie sind eher bei facebook und instagram aktiv, für kaufmännische Berufe ist linkedin das bessere Neztwerk.
Es ist schwer alle Kanäle selbst zu beherrschen. In vielen Fällen ist externe Hilfe zu empfehlen. Aber Simon rät: "Nur wer gut vorbereitet mit externen Dienstleistern zusammenarbeitet, hat Erfolg. Wer selbst nichts macht und auf Mitarbeiter hofft, die plötzlich auftauchen, wird kaum erfolgreich bei der Personalsuche sein." Berater, die effektiv helfen sollen, brauchen ein möglichst genaues Bild dessen, was sie suchen sollen, um erfolgreich zu sein.
Employer Branding oder das Werben um Mitarbeiter
Entscheidend für den Erfolg bei der Mitarbeitersuche ist die richtige, positive Darstellung des suchenden Unternehmens auf den verschiedenen Social Media Plattformen ist. Gute Bewerber werden sich über das Unternehmen, das eine Stelle ausschreibt, erkundigen. Je positiver sich ein Unternehmen darstellt, ohne zu übertreiben, desto eher werden Fachkräfte sich für die ausgeschriebene Stelle interessieren.
Für ein erfolgreiches Employer Branding ist eine kritische aber auch wohlwollende Selbstanalyse entscheidend. Warum ist mein Betrieb als Arbeitgeber angesagter als ein anderer Betrieb? Was ist das Alleinstellungsmerkmal und das Gesicht der Firma? Je besser diese Merkmale herausgearbeitet werden, desto erfolgreicher wird die Suche beim Recruiting verlaufen.
Simons Ratschlag an alle, die neue Mitarbeiter werben wollen: "Selbstbewusstsein zeigen, ohne arrogant zu wirken! Wir haben coole Gäste, wir haben ein cooles Angebot. Und jetzt suchen wir passende Mitarbeiter, die die Chance erhalten an diesem Erfolg teilzuhaben."
Mitarbeiter einarbeiten und Mitarbeitermotivation
Die Performance Phase ist normalerweise die längste Phase der Employee Journey. Zu Beginn steht die Einarbeitung, auch Onboarding genannt. Simon schlägt ein Konzept vor, dass sich bereits bewährt hat: den Einarbeitungs-Buddy. "Der Buddy ist ein Ansprechpartner, ein Kollege, der einen mitnimmt, an der Hand hat und zeigt, wie alles funktioniert. Angefangen bei der Arbeitszeiterfassung über Arbeitsabläufe bis hin zu den Fragen der Mitarbeiterverpflegung." Sehr hilfreich ist in diesem Zusammenhang ein Service Handbuch, in dem alle relevanten Prozesse niedergeschrieben sind, damit jeder Mitarbeiter, ob neu im Betrieb oder schon länger dabei, nachschlagen kann, wie welcher Prozess im Idealfall abzulaufen hat. Im besten Fall wird dieses Handbuch digital geführt, denn das bedeutet wesentlich weniger Aufwand und eine deutlich höhere Flexibilität bei etwaigen Veränderungen oder Anpassungen.
Mitarbeitermotivation
Jede Modernisierung der Unternehmensstruktur muss so vorgenommen werden, dass sich jeder einzelne Mitarbeiter wertgeschätzt und mitgenommen fühlt. Nur so können Mitarbeiter in den Unternehmenserfolg eingebunden werden. Dabei müssen Veränderungen Step by Step erfolgen. "Ich möchte auch nicht morgen in mein eigenes Unternehmen kommen und erfahren, dass ab sofort alles anders gemacht wird", so die Meinung von Simon.
Enorm wichtig ist der Einsatz von digitalen Tools, die tägliche Routinen vereinfachen und automatisieren. Ein gutes Beispiel hierfür sind Arbeitszeiterfassungssysteme. Durch die digitale Erfassung entfällt das zeitaufwendige Übertragen von handgeschriebenen Listen in ein digitales Format. Die automatisch erfassten Daten gehen sofort in die Lohnbuchhaltung und werden dort zeitnah verwertet. Ein immer wiederkehrendes Argument ist: "Ich habe so viele ältere Mitarbeiter, die machen das nicht mehr mit". Doch dieses Argument beschreibt in den meisten Fällen eher eine Ausnahme. Nahezu jeder Mitarbeiter wird die Vorteile zu schätzen wissen, wenn er seine Dienstpläne schon lange im voraus einsehen und sich auch darauf verlassen kann.
Beendigung eines Beschäftigungsverhältnis
Irgendwann kommt der Zeitpunkt, an dem ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Gründe dafür gibt es viele: Aushilfskräfte haben ihr Studium beendet und ziehen in eine andere Stadt, die persönliche und private Situation hat sich verändert oder der Mitarbeiter möchte ganz einfach mal etwas anderes machen.
Mit der Entscheidung, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ist der Prozess zwar angestoßen, aber längst nicht vollendet. Es gibt im Nachgang dieser Entscheidung eine ganze Reihe von Dingen, die beachtet werden müssen: Wie soll die Arbeit aufgefangen werden? Sollen die Aufgaben auf mehrere Schultern im Betrieb verteilt oder soll eine Stelle neu besetzen werden? Wenn ja, wer arbeitet den neuen Mitarbeiter ein?
Um ein angenehmes Arbeitsklima zu erhalten und vielleicht sogar zu verbessern, sollte man sich nicht scheuen, neu eingestellte Mitarbeiter nach ein paar Wochen nach ihren Eindrücken und Erfahrungen zu befragen. Denn dieses Feedback kann wichtige Erkenntnisse liefern, um die Reise des Mitarbeiters durch das Unternehmen laufend zu verbessern.
