Ein Gastbeitrag von Simon Mohr von E2N zu den Ergebnissen der Studie 'Digitaler Reifegrad in der Gastronomie' zum Thema Mitarbeitermanagement.
45% der befragten Betriebe machen Mitarbeiterplanung mit Stift und Zettel.
Wenn Mitarbeitende eingeteilt werden, dann werden in den meisten Fällen Plus- und Minusstunden nicht berücksichtigt. Auch Abwesenheiten und Anstellungsverhältnisse (Vollzeit, Teilzeit, Minijob …) spielen bei der Einteilung oft keine Rolle. Hier bieten sich viele Verbesserungsmöglichkeiten: Es sollte vermieden werden, dass es bei einem Teil der Mitarbeiter:innen zu Minusstunden und bei einem anderen Teil zu Überstunden kommt. Diese Stunden zahlt der Betrieb am Ende doppelt. Allerdings planen 45 Prozent aller Betriebe immer noch mit Stift & Zettel oder einer Exceltabelle. Mit diesen „Daten“ kann später nicht mehr weitergearbeitet werden, sodass die Auswertung sehr aufwendig ist. Für 15 Prozent hat ein Feiertag keinen Einfluss auf die Schichtplanung.
Empfehlung: Gästeaufkommen und Verhalten beobachten; mit etwas „Kreativität“ können schnell Verbesserungen erzielt und somit Personalkosten gesenkt werden.
Nur 7 Prozent der Befragten nutzen eine Software zur automatischen Dienstplanung.
Das Schreiben des Dienstplans ist eine Aufgabe, die eigentlich niemand machen will. Woher kommt es also, dass so wenige eine Software dafür einsetzen? Aus zwei Gründen: Erstens vertraut der Mensch ungern einer Maschine. Man hinterfragt diese: Wie macht die das? Die kann das auch nicht besser als ich! Zweitens wird ein Standard benötigt, bevor Prozesse automatisiert werden können. Dieser Standard fehlt in den meisten Betrieben. Es gibt keinen klaren Plan, wie Schichten aussehen sollen. Zuerst müssen Gastronomen die Hausaufgaben machen. Alle Daten, die für die Dienstplanung relevant sind, müssen digital verfügbar sein: Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Umsatz, Wunschzeiten, Arbeitszeitkonten etc. Doch daran mangelt es oft.
Empfehlung: Es sollten so viele wiederkehrende Prozesse wie möglich digitalisiert und optimiert werden.
Nur 25 Prozent nutzen eine Software für die Umsatz-Prognose.
Nach Bauchgefühl planen oder es ganz bleiben lassen, darauf verlassen sich 75 Prozent der Befragten. Nur jeder Vierte nutzt eine softwaregestützte Lösung für den Forecast. Obwohl der Umsatz das Arbeitsaufkommen im Betrieb bestens abbildet, berücksichtigt nur jeder Zweite den Umsatz bei der Schichtplanung. Um vernünftig zu planen, sollte man wissen, welcher Umsatz in den kommenden Tagen erwartet wird. Gastronomische Betriebe erzeugen jede Menge von spannenden Daten. Wenn diese mit externen Quellen (Wetter, Veranstaltungen, Ferien etc.) verknüpft werden, lassen sich sehr gute Prognosen erstellen.
Empfehlung: Frühzeitig und in kleinen Schritten Daten digitalisieren und Erkenntnisse daraus ziehen.
60 Prozent verbringen mehr als eine Stunde mit Dienstplanung.
Mit 60 Prozent ist der Anteil der Betriebe, die mehr als eine Stunde pro Woche für die Dienstplanung benötigen, sehr hoch. Das Schreiben von Dienstplänen ist meistens eine lästige Aufgabe für die Mitarbeitenden und könnte verbessert werden. Das größte Potenzial für Einsparungen liegt bereits in der Planung. Hierfür hilfreich sind Fragen, wie diese: Welche Situationen könnten eintreten und wie sollten diese gelöst werden? Sind die richtigen Mitarbeiter:innen vor Ort? Brauche ich wirklich so viele Mitarbeitende?
Empfehlung: Der komplette Monat sollte möglichst im Voraus geplant werden. Anpassungen sind notwendig und schnell gemacht, aber es hilft viel, schon einmal ein Grundgerüst für den ganzen Monat aufgestellt zu haben. Was sich im Übrigen sehr positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirkt.
20 Prozent sehen keinen Zusammenhang zwischen Arbeitsaufkommen und Gästezahl.
Es ist wichtig zu verstehen, wie sich das Arbeitsaufkommen je nach Gästezahl ändert. 20 Prozent der Befragten haben sich zu diesem Thema gar keine Gedanken gemacht. Immerhin 68 Prozent wissen, wie viele Arbeitsstunden durchschnittlich benötigt werden. Hier ist ein riesiges Potenzial versteckt: Es ist viel leichter, die schwachen Tage zu identifizieren und zu optimieren, anstatt die guten Tage noch besser zu machen. Entscheidend sind die Punkte Mindestbesetzung, maximale Auslastung und optimierte Schichtpläne. Für die Zeiterfassung: Jeder zweite Betrieb nutzt bereits eine digitale Stempeluhr und erfasst Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit etc.) mit einer Software. Dies führt dazu, dass die Kommunikation mit dem Lohnbüro deutlich verbessert und der Arbeitsaufwand reduziert wird. Lohnabrechnungen werden schneller erstellt (Stichwort: Kosten senken) und Mitarbeiter:innen erhalten zügiger ihren Lohn. Die Berücksichtigung solcher Faktoren schafft außerdem Mitarbeiterzufriedenheit.
Empfehlung: Es ist wichtig, einen attraktiven Arbeitsplatz anzubieten, um eine hohe gastronomische Qualität zu garantieren und die Mitarbeiter-Fluktuation niedrig zu halten.
99 Prozent wollen die Wunschzeiten von Mitarbeitern berücksichtigen.
Für 99 Prozent der befragten Betriebe sind die Wunschzeiten ihrer Mitarbeitenden wichtig. Daran ist ersichtlich, wie hoch die Bedürfnisse des einzelnen Mitarbeiters eingeschätzt werden. Leider werden diese Wünsche nur in jedem zweiten Betrieb auch mit einer Software erfasst. Wenn diese Wünsche in Form von Listen oder Zetteln vorliegen, ist es wesentlich aufwendiger, diese bei der Planung zu berücksichtigen.
Empfehlung: Mit der richtigen Softwarelösung lässt sich dieser Prozess verkürzen und optimieren. Die Mitarbeitenden werden es dem Gastronomen danken und der Gastronom spart dadurch auch noch Zeit.
Nur 10 Prozent dokumentieren Abläufe und Prozesse in einem Handbuch.
Für einen Großteil der Befragten spielen Vorbereitungs- und Produktionszeiten, Laufwege und Aufenthaltsdauer der Gäste eine bedeutende Rolle. Aber nur jeder Zehnte dokumentiert diese Informationen in einem Handbuch. Auch bei den Kommunikationswegen gibt es noch Möglichkeiten: 60 Prozent kommunizieren per WhatsApp und fast 40 Prozent der Befragten ausschließlich mündlich.
Empfehlung: Prozesse und Erkenntnisse sollten dokumentiert werden, damit das Wissen auch für neues Personal rasch und übersichtlich zur Verfügung steht. Somit müssen ähnliche, wiederkehrende Probleme nicht immer wieder neu gelöst werden.
Fazit
Im Bereich Personalorganisation und Mitarbeitermanagement sind digitale Prozesse durchaus schon zu sehen. Es gibt allerdings jede Menge Verbesserungspotenzial. Wie in vielen anderen Bereichen auch, fehlt es oft an Standards. „Das haben wir schon immer so gemacht“ ist keine zukunftsfähige Strategie. Gastronomische Betriebe müssen sich an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden sowie neue technologische Möglichkeiten anpassen.
