Um eine gewünschte Stelle zu erhalten, stellt ein Bewerber dem potenziellen Arbeitgeber umfangreiche und teils sensible Informationen über sich zur Verfügung. Darum muss er darauf vertrauen können, dass mit seinen personenbezogenen Daten verantwortungsbewusst umgegangen wird. Das neue Datenschutzrecht versucht dies durch strenge Regelungen zum Umgang mit Bewerberdaten sicherzustellen. Grundsätzlich müssen Unternehmen Bewerberdaten im gleichen Maße schützen, wie die Daten von Angestellten. Die Neufassung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) trägt diesem Umstand auch weiterhin Rechnung. Demnach fallen Bewerber unter dem Beschäftigtenbegriff des § 26 Abs. 1 BDSG.
Welche Daten dürfen von Bewerbern erhoben werden?
Auch bei der Erhebung von Informationen über einen Bewerber gelten die Prinzipen der Datensparsamkeit und Zweckbindung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Es dürfen also nur solche personenbezogenen Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet werden, die für den vorgesehenen Zweck tatsächlich erforderlich sind. Dies gilt für das Bewerbungsgespräch ebenso wie für die Eingabefelder in Formularen bei einer Online-Bewerbung.
Dabei dürfen nur personenbezogene Informationen abgefragt werden, die für eine Entscheidung über die Begründung des konkreten Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Der Begriff der Erforderlichkeit der DSGVO ist sehr eng gefasst. Er schließt keineswegs alle Informationen ein, die für einen Arbeitgeber interessant wären, sondern nur solche Angaben, ohne die eine sachgerechte Entscheidung über eine mögliche Einstellung des Bewerbers unmöglich wäre. Werden darüber hinaus Daten erhoben, gilt dies als Verletzung des Persönlichkeitsrechts des Bewerbers – selbst dann, wenn er diese Angaben scheinbar freiwillig macht. Bei einer Bewerbungssituation ist von einem Abhängigkeitsverhältnis auszugehen, in der ein Bewerber gegebenenfalls mehr Informationen über sich preisgibt, als ihm eigentlich recht ist, um die gewünschte Stelle zu bekommen. Darum dürfen entsprechende Fragen gar nicht erst gestellt werden. Beispiel: Werden über ein Bewerberformular auch Hobbys abgefragt, so ist diese Information in aller Regel für ein Auswahlverfahren nicht notwendig. Selbst wenn dies als freiwillige Angabe erhoben wird, ist der Bewerber hier in einer gewissen Zwangslage, so dass er sich ggf. unter Druck gesetzt fühlt, hier etwas anzugeben, um seine Bewerbungschancen zu steigern.
Dürfen von Dritten Informationen über den Bewerber eingeholt werden?
Wie für jede Verarbeitung von personenbezogenen Daten, bedarf es auch im Bewerbungsverfahren einer Rechtgrundlage. Da in aller Regel die Daten direkt beim Bewerber erhoben werden, wird man sich hier auf § 26 Abs. 1 BDSG – der auch für die vorvertraglichen Maßnahmen zur Begründung eines Arbeitsverhältnisses gilt – stützen können.
Allerdings kann es auch vorkommen, dass ein potentieller Arbeitgeber die Daten nicht direkt vom Bewerber, sondern von einem Dritten bekommt. Auch hier gelten wieder die bestehenden Rechtgrundsätze der Datenverarbeitung, also ob die Verarbeitung für die Entscheidungsfindung im Bewerbungsverfahren (unbedingt) notwendig ist. Ein Nachfragen bei dem ehemaligen Vorgesetzten des Bewerbers oder das „Durchleuchten“ des Bewerbers auf beruflichen Social-Media-Plattformen sind sicherlich nicht für die Entscheidungsfindung notwendig, auch wenn aus Arbeitgebersicht durchaus dienlich. Dies ist durch den § 26 Abs. 1 BDSG sicherlich nicht mehr gedeckt.
Will ein Arbeitgeber solche Informationsquellen nutzen, so darf er dies nur dann, wenn der Bewerber ausdrücklich darin eingewilligt hat. Dabei gelten die gleichen Beschränkungen, wie für das direkte Gespräch mit dem Bewerber: Auch über Dritte dürfen nur die Informationen eingeholt werden, die auch als Frage gegenüber dem Kandidaten selbst zulässig wären.
