Aufnahme in den Talentpool nur mit Einwilligung?
Natürlich stellen sich bei dem Einsatz eines Bewerberpools auch datenschutzrechtliche Fragen. Denn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Bewerbers im Rahmen des Bewerbermanagements ist grundsätzlich an die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses geknüpft (§ 26 Abs. 1 BDSG). Nach Ablauf einer Frist von 2 bis 3 Monaten ab dem Moment der Mitteilung der Absage bzw. Beendigung des Bewerberverfahrens sollten daher dem Grunde nach keine Daten der Bewerber mehr verarbeitet werden. Dies wäre sogar nach Ansicht der Datenschutz-Aufsichtsbehörden eine unzulässige Datenverarbeitung.
Eine Ausnahme hiervon kann ein Talentpool sein, der eine deutlich längere und zweckgebundene Verarbeitung der Bewerberdaten erlaubt. Doch dafür bedarf es einer weiteren Rechtsgrundlage.
Rechtsgrundlage hierbei ist oft Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 26 Abs. 2 BSDG. Allerdings ist die Einwilligung als solche kein unproblematisches Instrument. Denn diese kann jederzeit widerrufen werden. Ist sie einmal widerrufen worden, sind im gleichen Zug die Bewerberdaten nach Art. 17 Abs. 1 lit. b DSGVO unverzüglich zu löschen. Danach stellt sich die Frage, ob für die weitere Speicherung der Daten nicht einfach auf eine andere Rechtsgrundlage zurückgegriffen werden kann, wie bspw. das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Doch die Weiterverarbeitung aufrechtzuerhalten und einfach durch eine andere Rechtsgrundlage zu rechtfertigen, entspricht nicht dem Grundsatz von Treu und Glauben, welcher in Art. 5 Abs. 1 lit. a DSGVO verankert ist.
Verarbeitung zu Zwecken des Beschäftigungsverhältnisses
Nach § 26 Abs. 8 S.2 BDSG gelten Bewerber:innen als Beschäftigte. Nach § 26 Abs. 1 BDSG dürfen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn diese für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Allerdings ist es fraglich, ob die Aufnahme in den Talentpool als solches für diesen Zweck erforderlich ist. Denn die Aufnahme in den Talentpool ist nicht für die „momentane“ Entscheidung relevant.
Nach einer Absage soll eine längere Speicherung der Bewerberdaten ermöglicht werden, um diese für spätere Stellenausschreibungen zu berücksichtigen bzw. nutzen zu können. Dass die Daten für ein eventuelles und späteres Beschäftigungsverhältnis aufbewahrt werden, kann nicht erneut über § 26 Abs. 1 BDSG gerechtfertigt werden. Und auch hier wären wieder nach der erteilten Absage und Beendigung des Bewerbungsverfahren die Bewerberdaten nach Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO unverzüglich zu löschen. Folglich kommt § 26 Abs. 1 S. 1 BSDG als Rechtsgrundlage nicht in Betracht.
Verarbeitung basierend auf einem berechtigten Interesse
Der Begriff des berechtigten Interesses wird in der DSGVO nicht näher beschrieben. Lediglich ErwGr. 47 S. 2 weist darauf hin, dass ein berechtigtes Interesse vorliegen könnte:
„wenn eine maßgebliche und angemessene Beziehung zwischen der betroffenen Person und dem Verantwortlichen besteht, z.B., wenn die betroffene Person … in seinen Diensten steht.“
Im Bewerbungsprozess kann hiervon noch keine Rede sein. Es ist lediglich zu einem Anbahnungsverhältnis gekommen. Allerdings lässt sich hier ausführen, dass durch die Öffnungsklausel in Art. 88 DSGVO Datenverarbeitungen für Zwecke der Einstellungen möglich sind und das BDSG sogar Beschäftigte und Bewerber:innen gleichstellt. Folglich lässt sich eine bestimmte Beziehung zwischen den Bewerber:innen und dem Verantwortlichen für das Bewerbungsverfahren annehmen, was wiederum als im Einklang mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO angesehen wird. Aus diesem Grund kann angenommen werden, dass ein berechtigtes Interesse des Verantwortlichen an der Speicherung der Bewerberdaten im Talentpool vorliegt.
Erforderlichkeit der Verarbeitung
Weiterhin müsste die Verarbeitung auch erforderlich sein. Dies ist dann der Fall, wenn die Datenverarbeitung zur Erreichung des Zweckes geeignet ist und keine gleichen oder milderen Mittel vorliegen. Der Talentpool dient dem Zweck, dass Bewerber, die für eine bestimmte Stellenausschreibung nicht geeignet waren, für spätere und besser-passende Stellen berücksichtigt werden können. Dabei muss kein erneuter Bewerbungsprozess stattfinden. Der Talentpool fungiert dabei als Datenbank mit den verschiedenen Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen der Bewerber:innen, die dadurch besser für die Stelle ausgesucht werden können. Somit ist auch die Verarbeitung erforderlich.
Widerruf und Informationspflichten beachten
Die Aufnahme in den Talentpool wird demzufolge über die Einwilligung des Bewerbers / der Bewerberin begründet. Wurde diese durch die Bewerber:innen wirksam erteilt, können deren personenbezogenen Daten rechtmäßig im Talentpool gespeichert und genutzt werden. Dabei sind die Anforderungen des Art. 7 DSGVO und § 26 Abs. 2 BDSG (als Sondernorm für Einwilligungen im Beschäftigungsverhältnis) zu berücksichtigen.
Die Einwilligung muss freiwillig, bestimmt und in informierter Weise erfolgen. Nicht zu vergessen sind die besonderen Anforderungen, die aus § 26 Abs. 2 Nr. 4 BDSG resultieren, wonach die Informationen über den Zweck der Datenverarbeitung und das Widerrufsrecht bei Einwilligungen von Beschäftigten in Textform zu erfolgen haben.
Ein weiterer wichtiger Hinweis ist, dass der Widerruf der Einwilligung sich genauso einfach gestalten muss, wie die erteilte Einwilligung selbst. Die Daten sind unverzüglich zu löschen, sobald die Einwilligung widerrufen wird.
Fazit
Zurzeit lässt sich die Aufnahme und fortführende Speicherung der Bewerberdaten in den Talentpool nur über die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 26 Abs. 2 BDSG begründen. Das Problem hierbei sind die vielen Anforderungen und auch die Möglichkeit des jederzeitigen Widerrufes. Werden die oben genannten Probleme beachtet und durch notwendige Maßnahmen minimiert, können Haftungsrisiken vermieden werden.
Quellenangabe: datenschutz-notizen.de, dr-datenschutz.de
