Wir empfehlen folgendes Vorgehen
- Lösche aus der Excel-Liste zunächst alle „Unterlagen / Anwendung / Art der Daten“, welche von dir nicht benötigt werden. Bitte beachte: stationäre Bürogeräte wie Multifunktionsdrucker/Fax haben i.d.R. immer einen internen Cache, d.h. dieses Feld darf nicht gelöscht werden. Dieser interne Cache muss von dir regelmäßig gelöscht werden, bzw. die Löschung muss dokumentiert sein. Hier solltest du manuell eine Liste führen und jeweils mit dem Datum und dem Bearbeiter des Löschens versehen.
- Die verbleibenden Felder sind bereits mit der „Aufbewahrungs- Löschfrist“ und der „Rechtsgrundlage“ versehen.
- In das Feld „Firma“ trage bitte deinen Firmennamen ein.
- In das Feld „Datum der letzten Überprüfung“ setz bitte das Datum, an welchem du die Liste erstmalig bearbeitest.
- In das Feld „Datenverarbeitung mit stationären Bürogeräten“ trag, falls vorhanden, wie unter Punkt 1 dargestellt, den Vermerk „manuelle Löschung, siehe Liste“ ein. Solltest du nicht so vorgehen, müssest du immer das Löschdatum mit Name und Unterschrift einsetzen.
- Ein weiterer kritischer Punkt ist die „Telefondatenbank“, diese sollte alle zwei Monate überarbeitet, bzw. nicht mehr notwendige Daten gelöscht werden. Auch hier empfehlen wir die Vorgehensweise wie in Punkt 1 beschrieben.
- Alle weiteren Felder kannst du, nach entsprechender Prüfung, mit Datum, Name und Unterschrift versehen, und dann das ausgedruckte Dokument in deinem Datenschutzordner unter „Löschkonzept“ ablegen. Bitte ergänze auch das elektronische Formular in deinem digitalen Ordner „Datenschutz“. Dann musst du diese Prozedur nur noch einmal jährlich wiederholen und dein Löschkonzept umsetzen.
Ohne dieses Löschkonzept kann es bei möglichen Überprüfungen der Aufsichtsbehörde zu Strafen kommen. Wie wir mittlerweile immer häufiger hören, fordern die Aufsichtsbehörden dieses Löschkonzept mit anderen Dokumentationen an. Du kannst bei einer Abfrage alle geforderten Unterlagen digital, z.B. als PDF, zur Verfügung stellen.
