Grundsätzliches zur Gültigkeit der DSGVO bei Fotos
Geburtstag, Hochzeit oder Weihnachten: Dank leistungsfähiger Smartphone-Kameras entstehen zu jedem Anlass im Familien- oder Freundeskreis zahlreiche Fotos. Doch wo fängt hier der Datenschutz an? Grundsätzlich gilt: Solange die Fotos nur für einen eingeschränkten Personenkreis zugänglich und nicht öffentlich einsehbar sind, zum Beispiel auf einer passwortgeschützten Plattform im internet, zu der nur die Betroffen Zugang haben, tritt die DSGVO nicht in Kraft, da es sich um Fotografien handelt, die „durch natürliche Personen zur Ausübung ausschließlich persönlicher oder familiärer Tätigkeiten“ (Art. 2 Abs. 2 lit. c) DS-GVO) gemacht werden (sog. Haushaltsaufnahmen).
Kann sich jedoch jedermann bei der Plattform anmelden und die Fotos einsehen, findet die DSGVO Anwendung, zum Beispiel bei einem öffentlichen Fotoalbum auf Facebook. Auch in Betrieben werden gerne Bilder geschossen – ob bei der Weihnachtsfeier oder für den Social Media Kanäle zur Präsentation nach Außen und zur Mitarbeiterakquise. Sobald jedoch einzelne Personen auf den Fotos identifizierbar sind, handelt es sich um die Verarbeitung personenbezogener Daten und die DSGVO findet Anwendung. Dabei muss noch nicht einmal das Gesicht erkennbar sein, auch eindeutige Merkmale wie z.B. eine Tätowierung, lassen die Datenschutz-Grundverordnung greifen.
Einverständniserklärung ist Pflicht
Wer Fotos von Mitarbeiter erstellen und veröffentlichen will, sollte sich zuvor eine Einwilligung geben lassen, idealerweise nicht nur mündlich, sondern schriftlich oder elektronisch. Der Mitarbeiter ist parallel darauf hinzuweisen, dass diese Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann. Eine vertragliche Regelung statt einer Einwilligung wirkt verlockend, ist aber keine Lösung, da selbiger bei einer Prüfung keine Gültigkeit hätte. Hintergrund: Der Mitarbeiter hätte keinen Vorteil von dieser Vereinbarung. Ganz im Gegenteil, er gibt die Rechte an seiner Abbildung heraus ohne dafür einen adäquaten Ersatz zu bekommen. Das Geschäft wäre somit allenfalls für den Arbeitgeber vorteilhaft. Solch eine Vereinbarung wäre somit in jedem Falle angreifbar, auch wenn sie als „Vertrag“ bezeichnet wird.
De facto ergeben sich die gleichen Konsequenzen wie bei einer Einwilligung, wobei eher zum Konstrukt der Einwilligung geraten wird, da diese – zumindest anfangs – rechtswirksam ist, was bei dem „Vertrag“ auch durchaus anders gewertet werden könnte.
Die Einwilligung sollte auf keinen Fall Bestandteil des Arbeitsvertrages sein, da der Mitarbeiter sich in diesem Fall genötigt sehen könnte, die Einwilligung als Bestandteil des Vertrages zu akzeptieren.
Widerruf der Einwilligung und Konsequenzen für den Arbeitgeber
Bei einer widerrufenen Einwilligung gilt Folgendes: Die Daten sind unverzüglich aus dem Internet zu entfernen, soweit es dem Arbeitgeber möglich ist; bei Printmedien kann man über den Zusatz bei der Einwilligung, dass ein Widerruf sich erst auf zukünftige Prints erstreckt, zumindest bewirkt werden, dass die vorhandenen Auflagen genutzt und nicht verschrottet werden müssen. Bedeutet: Flyer, die bereits mit dem Fotos des Betroffenen gedruckt wurden, dürfen aufgebraucht und müssen nicht vernichtet werden – ein Nachdruck ist jedoch verboten.
Fotos am Arbeitsplatz
Bei Fotos am Arbeitsplatz geht es nicht nur um die abgebildeten Personen, deren Einverständnis vorliegen muss, auch der Arbeitsplatz selbst sollte auf Fotos, die mit anderen geteilt werden, nicht en Detail sichtbar sein. Hierzu gibt es zwar keine gesetzlichen Vorgaben, aber eine Abstimmung mit dem Arbeitgeber ist immer zu empfehlen. Hier ist also auch das Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeiter gefragt.
Die Datenschutz-Grundverordnung muss in dem Moment beachtet werden, wenn auf den Fotos personenbezogene Daten verarbeitet werden. Auch wenn private Fotos nicht unter den Datenschutz fallen, gilt in dem Moment Vorsicht, wenn selbige versendet oder geteilt werden. Der Absender muss sich der Frage stellen, ob er eine Weiterverbreitung ausschließen kann. Neben der Vermeidung der Verbreitung sensitiver Details vom Arbeitsplatz gilt also auch die Wahrung der Betroffenenrechte von Kollegen und Kunden.
Fotos bei Firmenveranstaltungen
Wie bei allen Fotos von Mitarbeitern gilt besonders auf Firmenveranstaltungen oder -feiern, dass die Einwilligung der Angestellten vorliegen muss – auch, wenn eine Verbreitung lediglich für intern Zwecke vorgesehen ist. Idealerweise wird bei größeren Veranstaltungen mit Hilfe von Hinweisschildern darauf hingewiesen, dass Fotos gemacht werden – beachten Sie, dass die anwesenden Personen vor der Erstellung und Verbreitung von Fotos widersprechen können.
Eine Grauzone findet sich im Bereich der Veranstaltungsfotografie. Hier ist nicht genau definiert, ab wann Fotos ohne die Einwilligung der Anwesenden verwendet werden dürfen. Wichtig ist hier, dass im Einzelfall entschieden werden sollte und je nach Motiv und Anlass dann doch Einwilligungen der Mitarbeiter eingeholt werden.
Sensibilisierung der Mitarbeiter zur Vermeidung von Datenschutzpannen
Wie aus den vorangegangenen Punkten ersichtlich wird, ist der Umgang mit Fotos von Mitarbeitern und Arbeitsplätzen immer eine Gratwanderung. Eine datenschutzkonforme Einwilligung zur Verwendung von Fotos sollte unbedingt eingeholt werden, doch immer darauf achten, dass diese nicht unter Zwang entsteht und dass auch ein Widerruf jederzeit möglich ist und festgehalten werden muss. Eine Schulung der Mitarbeiter zum Umgang mit Fotos kann die Sensibilität für das Thema fördern, wird diese mit einem externen Datenschutzbeauftragten durchgeführt, erhält das Thema eine besondere Wichtigkeit.
Besonderheiten bei Vereinen
Bei Vereinen und der Veröffentlichung von Fotos der Mannschaften und aus dem Vereinsleben, zum Beispiel bei Spielen oder Turnieren, liegt ein Sonderfall vor. Nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO hat der Verein ein berechtigtes Interesse daran, zum Beispiel Fotos der aktuellen Mannschaftsaufstellung zu zeigen. Zusätzlich wird durch das Verhalten bei solchen Fotos (Posieren, Lächeln) eine konkludente Einwilligung gegeben. Dies besagt, dass auch durch das Verhalten eine Zustimmung zum Fotografieren ausgedrückt werden kann, ohne das eine zusätzliche Bestätigung nötig ist. Anders bei internen Vereinsveranstaltung wie Ausflügen oder Camps. Auch wenn hier ebenfalls ein Interesse des Vereines vorliegt, sollte eine Einwilligung vor Veröffentlichung eingeholt werden.
Grundsätzlich sind die Mitglieder vor einer Veröffentlichung über selbige zu informieren.
Anders wiederum verhält es sich bei Mannschaftsfotos von Kindern, da hier nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO von einem Überwiegen der Interessen der betroffenen Person ausgegangen werden muss. Eine Einwilligung der Erziehungsberechtigten ist stets einzuholen. Dies kann auch (auf einem zusätzlichen Dokument) bereits beim Eintritt in den Verein geschehen.
Werden bei Wettkämpfen, Spielen oder Turnieren auch Fotos von Zuschauern erstellt, so fallen auch diese unter Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) . Sollen einzelne Personen besonders hervorgehoben werden, so ist eine Einwilligung einzuholen.
Besonderheiten bei Journalisten
Für die Aufnahmen zu journalistisch-redaktionellen Zwecken gibt es eine Ausnahmeregelung. Das sogenannte Medienprivileg gestattet nach Artikel 85 Absatz 1 der DSGVO den Mitgliedstaaten, den Datenschutz mit dem Recht auf freie Meinungsäußerung und Informationsfreiheit, einschließlich der Verarbeitung zu journalistischen Zwecken, in Einklang zu bringen. Diese nationalen Regelungen sind im LDSG, im Presse- und Mediengesetz sowie im Rundfunkstaatsvertrag verankert. Trotzdem muss bei Recherche und Verbreitung das allgemeine Persönlichkeits- und das Urheberrecht beachtet werden, auch die Vorgaben für geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen finden Anwendung.
Nutzung der Fotos von Beschäftigten für Marketingaktionen
Kann ein „model release-Vertrag“ zur Nutzung von Beschäftigtenfotos abgeschlossen werden? Wir haben einen versierten Arbeitsrechtler um seine Stellungnahme zu dieser Frage gebeten:
Um Lichtbilder Ihrer Mitarbeiter auf Tele- oder Printmedien ablichten zu dürfen, benötigen Sie die Einwilligung des Beschäftigten. Diese Einwilligung sollte schriftlich und nicht im Arbeitsvertrag festgehalten werden. Förderlicher ist vielmehr eine individuelle Vereinbarung. Seit Mai 2018 ist dies ohnehin irrelevant, da Sie den Beschäftigten auf sein Widerrufsrecht hinweisen müssen, was im Arbeitsvertrag zwar technisch möglich, jedoch nicht praktikabel sein dürfte.Bitte denken Sie also daran, dass der Mitarbeiter die Einwilligung jederzeit zurückziehen kann. Da wirkt es natürlich verlockend einen Vertrag vorzusetzen. Ihr Entwurf ist jedoch unwirksam.Hintergrund ist Folgender: Der Mitarbeiter hätte keinen Vorteil von dieser Vereinbarung. Ganz im Gegenteil, er gibt die Rechte an seiner Abbildung heraus ohne dafür einen adäquaten Ersatz zu bekommen. Das Geschäft wäre somit allenfalls für den Arbeitgeber vorteilhaft. Solch eine Vereinbarung wäre somit in jedem Falle angreifbar, auch wenn sie als „Vertrag“ bezeichnet wird.De facto ergeben sich die gleichen Konsequenzen wie bei einer Einwilligung, wobei ich eher zum Konstrukt der Einwilligung raten würde, da diese – zumindest anfangs – rechtswirksam ist, was bei dem „Vertrag“ auch durchaus anders gewertet werden könnte.Bei einer widerrufenen Einwilligung gilt Folgendes: Die Daten sind unverzüglich aus dem Internet zu entfernen.
